Prozesse als Hebel

„Gebt mir einen festen Punkt im All, und ich werde die Welt aus den Angeln heben.“
Archimedes

Den Ausspruch von Archimedes kennen wir. Er bezieht sich in der Physik darauf, dass ein großer Hebelarm mit einer kleinen Kraft ein großes Drehmoment ausüben kann. Je länger der Arm, desto kleiner ist die Kraft, die man dafür braucht. Übertragen auf das Unternehmertum bedeutet der Hebel ein profitables Unternehmen, das Gewinn erzielt und läuft, auch wenn der Geschäftsinhaber nicht da ist.

Denn der weiß die Hebelwirkung für sich und sein Unternehmen zu nutzen: Mehr mit weniger erreichen. Dafür braucht es Systeme. Die ersparen dem Anwender nämlich Zeit, Energie und Geld. Merken Sie sich einfach folgendes: SYSTEM bedeutet „Saving YourSelf Time, Energy & Money“.

Routinen systematisieren

Nun möchten wir Ihnen zeigen, wie das in der Praxis aussieht. Gehen wir zunächst auf die Hebelwirkung ein. Wie schaffen Sie es, mit weniger mehr zu erreichen? Indem Sie Routinen systematisieren und Ausnahmen vermenschlichen. Die Systematisierung bedeutet viel Aufwand, spart Ihnen auf die lange Sicht hin aber noch viel mehr Zeit. Denken Sie an ein allgegenwärtiges Beispiel wie Ihre Steuererklärung: Wenn Sie alles stapeln und bis zuletzt aufsparen, steckt außer dem Sammeln kein System dahinter. Sie werden viel Zeit mit dem Ordnen verbringen und dabei feststellen, dass Ihnen immer noch Dokumente fehlen. Bei der Suche geht noch mehr Zeit verloren.

Wenn Sie dagegen systematisch vorgehen und die Steuer als monatlich wiederkehrenden Prozess verinnerlicht haben, ist die finale Erklärung nur noch eine Sache von wenigen Stunden. Schaffen Sie es in einem Monat mal nicht, Ihre Dokumente zu ordnen, ist das kein Beinbruch. Ein Mensch ist keine Maschine, Fehler sind menschlich. Wichtig ist nur, dass der Prozess steht und reproduzierbar ist. Den fehlenden Monat holen Sie so problemlos wieder auf.

Dokumentation von Prozessen

Im Unternehmen ist die Dokumentation von Prozessen ein wichtiger Aspekt. Nur dokumentierte Abläufe können auch von anderen und neuen Mitarbeitern im Unternehmen reproduziert werden. Schauen wir uns daher an, was hinter einem System steckt.

Ein System basiert auf Richtlinien. Es ist der gesamte Unterbau einer Firma, zu dem Werte von Unternehmen und Inhaber, das geltende Recht und die Firmenkultur gehören. Diese Richtlinien kommunizieren neben der Haltung der Firma auch Einschränkungen, Bedingungen und Referenzdokumente im Fall von Unklarheiten.

Machen Sie Fortschritte durch Prozesse

Das Wort Prozess kommt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie vorrücken, Fortschritte machen. Im Unternehmen verstehen wir darunter eine Anordnung logisch miteinander verbundener Aufgaben, die auf ein festgelegtes Ergebnis zielen. Er zeigt auf, wie eine Firma die Richtlinien in der Praxis umsetzt. Dabei ist der Prozess so detailliert dokumentiert, dass er jederzeit von unterschiedlichen Personen mit dem gleichen Ergebnis wiederholt werden kann.

Ein Beispiel: In Ihrer Firma kommt eine Rechnung an. Der zugehörige Prozess sorgt dafür, dass diese Rechnung erfasst, geprüft, freigegeben und zur Zahlung angewiesen wird. Bei jeder Aktion ist durch weitere Detailanweisungen die Effizienz und Richtigkeit sichergestellt. Das können der Scan, das Einpflegen ins System, das Prüfen von Zahlungsziel und möglichem Skonto oder die Übernahme in den wöchentlichen Zahlungslauf sein. Aus einem Input wird über die Prozessschleife ein Output generiert.

Damit der Prozess reibungslos läuft, stehen den Mitarbeitern Werkzeuge zur Verfügung. Dazu gehören Formulare, Vorlagen, Notizen, E-Mails, Checklisten, Schilder, Beschriftungen und vieles mehr. Ähnlich wie bei einem Handwerker dienen die Werkzeuge dazu, aus einem Rohstoff durch einen Prozess ein fertiges Produkt zu erzeugen.

Toleranzen bei Prozessen

100% Perfektion sind wünschenswert, in der Praxis aber selten. Daher müssen wir uns bei einem Prozess immer Fragen stellen: Wie akkurat muss ein Prozess befolgt werden? In welchem Maß sind Fehler noch in Ordnung? Sind alle dokumentierten Schritte immer notwendig? Was passiert, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert?

Sehen wir uns dazu Praxisbeispiele an: Eine Fluggesellschaft bietet eine Flugverbindung von Berlin nach München an. Das Boarding ist für 7.30 Uhr geplant, der Start um 7.55 Uhr, die Ankunft in München um 9.00 Uhr. Welche Verzögerungen dürfen bei den prognostizierten Zeiten auftreten, damit es für die Passagiere und die Fluggesellschaft in einem akzeptablen Rahmen bleibt?

Ein anderes Beispiel: Ein Gehirnchirurg muss einen Tumor entfernen. Der Prozess für die OP steht, zunächst läuft alles nach Plan. Dann erkennt der Chirurg, dass sich der Tumor offensichtlich weiter ausgebreitet hat als nach dem Röntgenbild zu vermuten war. Was ist jetzt zu tun? Soll er zwei Millimeter weiter schneiden und riskieren, gesunde Regionen des Hirns zu zerstören? Oder besser abbrechen und einen neuen Plan ausarbeiten?

Sind 99% Erfüllungsquote viel?

Sie sehen, dass solche unvorhergesehenen Ereignisse einen Prozess ins Wanken geraten lassen. Wie wäre es daher, wenn wir einfach einen Wert für Toleranzen festlegen? 99% aller Prozesse im Unternehmen sollen makellos sein. Klingt gut, aber das eine fehlende Prozent kann viel sein:

  • 20.000 verlorene Briefe pro Stunde
  • 10 oder mehr fehlerhafte Wörter pro Zeitschriftenseite
  • Täglich rund 15 Minuten ohne Strom, Wasser oder Internet
  • Pro Tag zwei zu kurze oder zu lange Landungen auf dem Airport in Sydney
  • 200.000 falsche Arzneimittel-Verschreibungen pro Jahr

99% sind fast 100%, aber die Folgen für Profit, Effizienz und guten Ruf können immens sein. Allein deshalb ist es unabdingbar, Systeme einzuführen, in denen Prozesse dokumentiert werden, nachvollziehbar bleiben und mit geringstmöglicher Fehlerquote laufen.

So fangen Sie an

Wie soll man aber anfangen? Alles basiert darauf, wie Ihr Geschäft funktioniert und wie Sie aufgestellt sind. Anhand der funktionalen Einheiten und Leistungskenndaten (KPI) können Prozesse und die dafür erforderlichen Werkzeuge erstellt und bestimmt werden. Und damit finden Sie auch den Hebel, durch den Sie mit wenig Kraft enormes Drehmoment erzeugen. Sie müssen es nur tun.

In unserem Workshop zum Thema „Systeme und Hebelwirkung“ steigen wir mit zahlreichen Übungen in die Praxis ein. Sie evaluieren und bestimmen Prozesse in Ihrem Unternehmen, erstellen eigene Prozess-Diagramme, ermitteln geeignete KPIs und passende Hebelwirkungs-Ansätze. Melden Sie sich noch heute an, die Zahl der Plätze ist begrenzt!