Ihre Zeit sinnvoll nutzen

Zeit ist, was wir am meisten wollen, aber am schlechtesten nutzen!

William Penn

Was meinen Sie, warum manche Unternehmer erfolgreicher sind als andere? Sie haben doch auch nur das gleiche Zeitkontingent von 24 Stunden am Tag… Arbeiten sie mehr? Oder nutzen sie vielleicht lediglich ihre Zeit effektiver?

Gehören Sie auch zu den Menschen, die darüber stöhnen, dass es ihnen nicht gelingt, ihr tägliches Arbeitspensum zu schaffen, dass sie sich ständig gehetzt fühlen, sie nicht selbst bestimmen können, was Sie wann erledigen möchten?

Haben Sie sich schon einmal gefragt, was Sie vielleicht anders machen könnten?

Standardkalender (ein Beispiel)In einem ersten Schritt wird es helfen, dass Sie sich bewusst machen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Führen Sie dazu bitte in einem Zeitraum von vier Wochen eine Übersicht, in der Sie für jede halbe Stunde festhalten, welche Tätigkeiten Sie in dieser Zeit ausgeübt haben. Anschließend ordnen Sie diese Tätigkeiten dann den folgenden vier Kategorien des sogenannten Standardkalenders zu:

Rot – Operative Tätigkeiten, d.h. alle ausführenden, fachlichen Aufgaben im Untenehmen.

Blau – Strategische Tätigkeiten, d.h. Aufgaben am Unternehmen, die mit der Vision, Zielsetzung, Strategiefindung, Mitarbeiterentwicklung, Marketingüberlegungen etc. zu tun haben.

Grün – Zeit für Erholung/Gesundheit/Familie

Schwarz – Manager-Tätigkeiten, d.h. organisieren, planen, nachhalten, Systeme schaffen

Wenn Ihre Übersicht vorwiegend rot aussieht, ist darin die Ursache für Ihre Überforderung zu finden. Die operativen Aufgaben sind es, die oft dringend erscheinen, weil unmittelbar in diesem Moment das Telefon klingelt, die E-Mail ankommt oder jemand in der Tür steht und sein Anliegen vortragen möchte.

Businessman, no sweat, yoga, controlling the chaosSie sind aber nicht unbedingt wichtig für Sie als Inhaber und Chef und können auch delegiert, automatisiert oder ganz eliminiert werden. Versuchen Sie diese Tätigkeiten zu begrenzen, denn wenn Ihre ganze Zeit dafür drauf geht, wann nehmen Sie sich dann die Zeit für die nicht so dringenden, aber ganz wichtigen Aufgaben – die Zeit zum Überlegen, Planen und Strategien entwickeln? Und wer außer Ihnen sollte es sonst tun? Das sind Ihre elementaren Aufgaben als Unternehmer und mit diesem Aufgabengebiet sollten Sie idealerweise 65% Ihrer Zeit verbringen!

Und damit in der Realität für diese wichtigen Aufgaben nicht Extra-Stunden am Wochenende oder nach Feierabend genutzt werden müssen, hier noch einige Ratschläge, wie Sie Ihre Zeit effektiver gestalten können:

  • Erstellen Sie am Ende jedes Arbeitstages eine „zu Erreichen-Liste“ für den nächsten Tag und arbeiten Sie diese konsequent ab!
  • Bündeln Sie Aufgaben, wie z.B. Telefonate, E-Mails, Mitarbeitergespräche zu im Kalender vorab festgelegten Zeiten und halten Sie sich an die festgelegte Maximalzeit.
  • Lassen Sie außerhalb dieser festgelegten Zeiten einen Mitarbeiter oder externen Telefondienstleister Anfragen sammeln, filtern und melden Sie sich bei Bedarf innerhalb der festgelegten Zeiten zurück.
  • Berechnen Sie Ihren Standard-Stunden-Lohn und machen Sie sich bewusst, wie teuer eine von Ihnen NICHT für die Weiterentwicklung des Unternehmens eingesetzte, d.h. aufgebrauchte Stunde im Vergleich zu den Kosten für einen Mitarbeiter sind.
  • Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Zeitfresser und markieren Sie daran, welche Tätigkeiten ganz eliminiert und welche intern oder extern abgegeben werden können.
  • Lernen Sie „Nein“ zu sagen zu Aufgaben, die wenig zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen.
  • Lassen Sie alle Termine und Verabredungen vor Verlassen des Büros noch einmal rückbestätigen, um Wartezeiten zu vermeiden und halten Sie sich an die vereinbarte Gesprächsdauer, in dem Sie konsequent die Tagesordnung abarbeiten.
  • Seien Sie pünktlich und bestehen Sie auch bei Ihren Geschäftspartnern darauf.
  • Nutzen Sie Pendelzeiten zu/von der Arbeit für Telefonate, Hörbücher zur Weiterbildung etc. oder vermeiden Sie mit mobilen Tätigkeiten im Home-Office, wenn an einzelnen Tagen möglich, das Pendeln ganz.
  • Stehen Sie für wichtige Aufgaben, für die Sie Ruhe, Energie und volle Konzentration brauchen, eine Stunde früher auf und nutzen Sie die Zeit, in der Sie ungestört sind und hoch motiviert für den beginnenden Tag.
Fordern Sie weitere Unterlagen an, mit denen Sie lernen können, Ihre Zeit besser zu managen!

Erfahren Sie, welche anderen Bereiche außer der Zeit für einen Unternehmer noch im Hauptfokus stehen sollten!

Vereinbaren Sie einen individuellen Gesprächstermin mit einem Business Coach!

Alexandra Anger
Alexandra Anger
Ich bin bei ActionCOACH für das Marketing zuständig. Das mache ich sehr gern, denn es ist mir ein Herzensanliegen, dass mittelständische Unternehmer Hilfe angeboten bekommen. Ich komme selbst aus einem mittelständischen Familienunternehmen und kenne daher die typischen Probleme, wie Überarbeitung des Inhabers, keine Zeit für die Familie, finanzielle Engpässe, ineffektives oder gar kein Marketing, statt dessen "Mundpropaganda", keinen klaren Plan für die Zukunft, staddessen von einem Tag in den anderen "retten" usw. Seit ich die Erfolge des Coachings bei ActionCOACH selbst gesehen und erlebt habe, möchte ich diese Erfahrungen teilen, damit noch mehr mittelständische Unternehmer davon profitieren können.
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